Laatst bijgewerkt: 27/06/2025
1. Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
2. Toepasselijkheid
2.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, Overeenkomsten, facturen, leveringen en Diensten door NexAI, tenzij schriftelijk en uitdrukkelijk anders overeengekomen tussen NexAI en de Klant.
2.2. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen. De toepassing van de algemene voorwaarden van de Klant wordt uitdrukkelijk uitgesloten, tenzij NexAI deze schriftelijk heeft aanvaard.
2.3. Indien één of meerdere bepalingen in deze algemene voorwaarden op enig moment geheel of gedeeltelijk nietig zijn of vernietigd worden, dan blijven de overige bepalingen volledig van toepassing. NexAI en de Klant zullen dan in overleg treden om nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige of vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepalingen in acht wordt genomen.
3. Offertes en totstandkoming van de overeenkomst
3.1. Alle Offertes van NexAI zijn vrijblijvend en 30 kalenderdagen geldig vanaf de offertedatum, tenzij anders vermeld in de Offerte. NexAI is niet gehouden tot levering indien de Offerte na deze termijn wordt aanvaard.
3.2. Een Overeenkomst komt tot stand zodra de Klant de Offerte schriftelijk (per e-mail of fysieke brief) of elektronisch (bijvoorbeeld via een online portaal van NexAI) aanvaardt.
3.3. Indien de Overeenkomst tot stand komt door feitelijk gebruik van de Diensten (bijvoorbeeld door registratie en activatie van een abonnement, of het starten van een project na een mondelinge overeenkomst), wordt de Klant geacht akkoord te gaan met deze algemene voorwaarden. NexAI zal de Klant in voorkomend geval voorafgaand aan het feitelijk gebruik informeren over de toepasselijkheid van deze voorwaarden.
3.4. NexAI behoudt zich het recht voor om zonder opgave van redenen een bestelling of aanvraag te weigeren.
4. Prijzen en betaling
4.1. Alle prijzen zijn exclusief BTW en in euro, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Eventuele andere heffingen of belastingen zijn voor rekening van de Klant.
4.2. Facturen zijn betaalbaar binnen 14 kalenderdagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen in de Overeenkomst of op de factuur.
4.3. Bij laattijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een verwijlinterest verschuldigd van 1% per maand op het openstaande factuurbedrag, waarbij een gedeelte van een maand als een volledige maand wordt beschouwd. Daarnaast is de Klant een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd van 10% van het openstaande factuurbedrag, met een minimum van € 100,00, ter dekking van de buitengerechtelijke inningskosten. Eventuele gerechtelijke kosten en invorderingskosten komen eveneens voor rekening van de Klant.
4.4. NexAI behoudt zich het recht voor om haar Diensten op te schorten (deactiveren of de toegang ontzeggen) of de Overeenkomst te beëindigen bij wanbetaling, zonder dat de Klant recht heeft op schadevergoeding of restitutie. De betalingsverplichting van de Klant blijft in dat geval onverminderd van kracht.
4.5. Klachten betreffende de factuur dienen schriftelijk en gemotiveerd te geschieden binnen 8 kalenderdagen na factuurdatum. Na deze termijn wordt de factuur als definitief en aanvaard beschouwd. Het indienen van een klacht ontheft de Klant niet van zijn betalingsverplichting.
4.6. NexAI heeft het recht om haar prijzen jaarlijks aan te passen in lijn met de inflatie (op basis van de gezondheidsindex) en/of marktomstandigheden. De Klant wordt tijdig (minimaal 30 dagen voorafgaand aan de prijswijziging) geïnformeerd over dergelijke aanpassingen. Indien de Klant niet akkoord gaat met een prijswijziging voor abonnementsdiensten, heeft hij het recht de Overeenkomst op te zeggen volgens de bepalingen van artikel 14.
5. Diensten van derden
5.1. NexAI maakt voor de levering van haar Diensten gebruik van Diensten van Derden, waaronder, maar niet beperkt tot, AI-modellen (zoals OpenAI's ChatGPT), automatiseringsplatforms (zoals n8n, Make), en cloudinfrastructuur (zoals Google Cloud, Microsoft Azure). De functionaliteit en beschikbaarheid van de Diensten van Derden vallen onder de verantwoordelijkheid van de betreffende derde partijen.
5.2. NexAI is niet aansprakelijk voor onbeschikbaarheid, bugs, wijzigingen, dataverlies, prestatieproblemen of andere gebreken veroorzaakt door Diensten van Derden. De Klant erkent en aanvaardt dat de Diensten van NexAI afhankelijk zijn van deze externe leveranciers.
5.3. De Klant stemt ermee in dat zijn Klantdata, voor zover noodzakelijk voor de levering van de Diensten, door NexAI kan worden verwerkt en/of opgeslagen via Diensten van Derden. NexAI zal daarbij de nodige contractuele en technische maatregelen nemen om de bescherming van de Klantdata te waarborgen, conform de geldende privacywetgeving.
5.4. Voor zover de Diensten van Derden specifieke gebruikersvoorwaarden of beleidsregels (zoals Acceptable Use Policies) hanteren die van invloed zijn op het gebruik van de Diensten door de Klant, dient de Klant zich hiervan op de hoogte te stellen en deze na te leven. NexAI zal de Klant waar mogelijk informeren over relevante voorwaarden van Derden.
6. Levering en uitvoering
6.1. NexAI zal de digitale Diensten leveren en uitvoeren zoals overeengekomen in de Overeenkomst. De uitvoering van de Diensten geschiedt naar beste inzicht en vermogen en conform de eisen van goed vakmanschap.
6.2. De Klant verbindt zich ertoe tijdig alle noodzakelijke input, informatie, medewerking en toegang te verlenen die redelijkerwijs van de Klant verwacht mag worden voor een correcte uitvoering van de Overeenkomst. Dit omvat onder meer het beschikbaar stellen van contactpersonen, benodigde data, API-sleutels, toegangsrechten en feedback. Indien de Klant niet tijdig of onvoldoende meewerkt, heeft NexAI het recht de uitvoering van de Diensten op te schorten en/of eventuele extra kosten die hieruit voortvloeien aan de Klant door te berekenen.
6.3. Leveringstermijnen, implementatietermijnen of andere termijnen zijn indicatief, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk bindend afgesproken. Overschrijding van een indicatieve termijn geeft de Klant geen recht op schadevergoeding, ontbinding van de Overeenkomst of opschorting van enige verplichting jegens NexAI.
6.4. Acceptatie van de Diensten geschiedt op basis van de specificaties in de Overeenkomst. Eventuele tekortkomingen of non-conformiteiten dienen door de Klant binnen een redelijke termijn na ontdekking, doch uiterlijk binnen 14 kalenderdagen na levering of oplevering, schriftelijk en gemotiveerd aan NexAI te worden gemeld. Indien geen melding plaatsvindt, worden de Diensten geacht te zijn aanvaard.
7. Intellectuele eigendom
7.1. Tenzij anders overeengekomen, blijven alle IE-rechten op software, scripts, modellen, algoritmes, templates, documentatie, trainingmaterialen, designs, en alle andere materialen die door NexAI zijn ontwikkeld of gebruikt voor de uitvoering van de Diensten (hierna "NexAI Materialen"), bij NexAI.
7.2. De Klant verkrijgt een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar gebruiksrecht op de NexAI Materialen, uitsluitend voor intern bedrijfsgebruik en conform het doel van de Overeenkomst. Dit gebruiksrecht is beperkt tot de duur van de Overeenkomst en de specifieke Diensten waarop het betrekking heeft.
7.3. Met betrekking tot output gegenereerd door AI-modellen (de "AI-Output") op basis van Klantdata:
7.4. Het is de Klant niet toegestaan de NexAI Materialen (waaronder de onderliggende AI-modellen of hun architectuur) te decompileren, reverse-engineeren, te wijzigen, te kopiëren, te reproduceren, te verkopen, te verhuren, te verspreiden, publiekelijk te tonen, te licentiëren of op enige andere wijze aan derden ter beschikking te stellen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van NexAI, tenzij anders overeengekomen.
7.5. De Klant vrijwaart NexAI voor alle aanspraken van derden die voortvloeien uit inbreuk op IE-rechten of andere rechten van derden die is veroorzaakt door het gebruik van door de Klant aangeleverd materiaal (Klantdata) of door ongeoorloofd gebruik van de Diensten door de Klant.
8. Vertrouwelijkheid
8.1. Beide partijen verbinden zich ertoe alle Vertrouwelijke Informatie van de andere partij strikt geheim te houden en deze uitsluitend te gebruiken voor de uitvoering van de Overeenkomst. De ontvangende partij zal de nodige maatregelen nemen om de Vertrouwelijke Informatie te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, openbaarmaking en gebruik.
8.2. De geheimhoudingsverplichting geldt niet voor informatie die:
8.3. Deze geheimhoudingsverplichting blijft bestaan na beëindiging van de Overeenkomst, ongeacht de reden van beëindiging. Partijen zullen ervoor zorgen dat hun werknemers, onderaannemers en alle andere personen die toegang hebben tot Vertrouwelijke Informatie, eveneens gebonden zijn aan deze geheimhoudingsverplichting.
9. Aansprakelijkheid
9.1. NexAI zal de Diensten met de nodige zorgvuldigheid en expertise uitvoeren. NexAI levert echter een inspanningsverbintenis en geen resultaatsverbintenis, tenzij uitdrukkelijk anders schriftelijk overeengekomen.
9.2. De aansprakelijkheid van NexAI voor directe schade die de Klant lijdt als gevolg van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst, is per gebeurtenis of reeks van samenhangende gebeurtenissen, beperkt tot het bedrag dat de Klant voor de betreffende Diensten aan NexAI heeft betaald in de drie (3) maanden voorafgaand aan het incident dat de schade veroorzaakte, met een maximum van € 10.000,00.
9.3. NexAI is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, immateriële schade, bedrijfsschade, winstderving, omzetderving, verlies van verwachte besparingen, verlies van gegevens, verlies van contracten, reputatieschade, of schade als gevolg van claims van derden, zelfs indien NexAI is gewezen op de mogelijkheid van dergelijke schade.
9.4. De Klant erkent en aanvaardt dat het gebruik van AI-modellen inherent risico's met zich meebrengt, waaronder de mogelijkheid van onnauwkeurige, misleidende, bevooroordeelde of "hallucinerende" output ("AI-Output"). NexAI is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het gebruik van de AI-Output, of uit beslissingen genomen door de Klant op basis van dergelijke output. De Klant is te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het controleren, verifiëren en valideren van de AI-Output alvorens deze in te zetten of te publiceren.
9.5. NexAI is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van:
9.6. De beperkingen van aansprakelijkheid in dit artikel zijn niet van toepassing in geval van opzet of grove schuld aan de zijde van NexAI.
9.7. De Klant vrijwaart NexAI voor alle aanspraken van derden, inclusief redelijke kosten voor juridische bijstand, die voortvloeien uit of verband houden met het gebruik van de Diensten door de Klant, schending van deze algemene voorwaarden, of de Klantdata, tenzij deze aanspraken het directe gevolg zijn van opzet of grove schuld van NexAI.
10. Overmacht
10.1. Onder overmacht wordt verstaan elke omstandigheid buiten de wil van NexAI om, waardoor de nakoming van de Overeenkomst tijdelijk of blijvend wordt verhinderd en die redelijkerwijs niet aan NexAI kan worden toegerekend. Hieronder vallen onder meer, maar niet beperkt tot: oorlog, terrorisme, natuurrampen, pandemieën, stakingen, overheidsmaatregelen, stroomstoringen, internetstoringen, falen van telecommunicatiediensten, storingen in de Diensten van Derden, cyberaanvallen, en andere ernstige verstoringen in de bedrijfsvoering van NexAI of haar leveranciers.
10.2. In geval van overmacht worden de verplichtingen van NexAI opgeschort voor de duur van de overmachtssituatie, zonder dat de Klant recht heeft op enige vorm van schadevergoeding.
10.3. Indien de overmachtssituatie langer dan 90 kalenderdagen voortduurt, heeft elk van de partijen het recht de Overeenkomst schriftelijk te ontbinden, zonder dat er een verplichting tot schadevergoeding ontstaat. Reeds geleverde Diensten en reeds verrichte betalingen blijven in dat geval verschuldigd.
11. Gebruik en beperkingen (Acceptabel Gebruik Beleid)
11.1. De Klant mag de geleverde Diensten uitsluitend gebruiken voor eigen interne bedrijfsdoeleinden en conform de bepalingen van de Overeenkomst en deze algemene voorwaarden.
11.2. Het is de Klant verboden om de Diensten of de AI-Output te gebruiken voor:
11.3. De Klant is te allen tijde verantwoordelijk voor de inhoud en de rechtmatigheid van de Klantdata die hij aanlevert en voor de wijze waarop hij de AI-Output gebruikt. De Klant vrijwaart NexAI voor alle claims die voortvloeien uit een schending van dit artikel.
11.4. NexAI behoudt zich het recht voor om, naar eigen goeddunken, de toegang tot de Diensten onmiddellijk te beëindigen of op te schorten indien de Klant dit artikel schendt, zonder dat de Klant recht heeft op restitutie of schadevergoeding. NexAI zal de Klant hiervan, indien mogelijk, vooraf in kennis stellen.
12. Support en updates
12.1. Voor abonnementsdiensten voorziet NexAI in basis support op werkdagen (maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van Belgische feestdagen) tussen 9u00 en 17u00 CET/CEST.
12.2. Reactietermijnen voor supportaanvragen zijn indicatief, met een streefdoel van een eerste antwoord binnen 2 werkdagen. De exacte reactie- en oplostijden kunnen variëren afhankelijk van de aard en complexiteit van het probleem, en eventueel vastgelegd worden in een aparte Service Level Agreement (SLA) indien van toepassing.
12.3. Updates, upgrades en onderhoud aan de Diensten (waaronder bugfixes, beveiligingsupdates en functionele verbeteringen) zijn inbegrepen in de maandelijkse prijs van abonnementsdiensten, tenzij anders overeengekomen. NexAI behoudt zich het recht voor om de functionaliteiten van de Diensten aan te passen of te verwijderen. NexAI zal de Klant tijdig informeren over significante wijzigingen die de functionaliteit van de Diensten wezenlijk beïnvloeden.
12.4. NexAI zal geplande onderhoudswerkzaamheden zoveel mogelijk buiten kantooruren uitvoeren en de Klant hierover, indien mogelijk, vooraf informeren. Ongeplande onderbrekingen (bijvoorbeeld door technische storingen) zullen zo snel mogelijk worden opgelost. NexAI is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van tijdelijke onbeschikbaarheid van de Diensten door onderhoud of storingen.
13. Beveiliging en data (Privacy en GDPR)
13.1. NexAI neemt redelijke technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om Klantdata te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking en wijziging. Deze maatregelen zijn afgestemd op de stand van de techniek en de aard van de te verwerken gegevens.
13.2. De Klant blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de Klantdata die hij aanlevert. De Klant dient zelf zorg te dragen voor de nodige back-ups van zijn Klantdata.
13.3. Voor zover NexAI persoonsgegevens verwerkt namens de Klant, treedt NexAI op als verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). In dat geval zal een aparte Dataverwerkingsovereenkomst (DVO) worden gesloten, die de rechten en plichten van partijen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens nader regelt, conform Artikel 28 AVG/GDPR. Bij gebreke van een separate DVO zullen de bepalingen van dit artikel als de DVO gelden.
13.4. NexAI verwerkt Klantdata uitsluitend voor de overeengekomen doeleinden van de Diensten en conform de instructies van de Klant, tenzij een wettelijke verplichting anders voorschrijft.
13.5. NexAI zal Klantdata niet gebruiken om haar eigen AI-modellen te trainen voor algemene doeleinden of voor andere commerciële doeleinden, tenzij dit expliciet is overeengekomen met de Klant en/of de data geanonimiseerd en geaggregeerd is op een wijze die niet terug te leiden is tot individuele Klanten of personen.
13.6. NexAI zal de Klant onverwijld informeren over een (vermoedelijk) datalek met betrekking tot Klantdata, conform de wettelijke meldplicht datalekken.
13.7. Na beëindiging van de Overeenkomst zal NexAI de Klantdata binnen een redelijke termijn (maximaal 90 dagen) verwijderen of retourneren aan de Klant, tenzij wettelijke bewaartermijnen anders voorschrijven of de Klant een langere retentieperiode heeft overeengekomen. De Klant is zelf verantwoordelijk voor het exporteren van zijn data voor beëindiging van de Diensten.
14. Duur en opzegging
14.1. Maandabonnementen: Maandabonnementen zijn opzegbaar op elk moment met inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand, tenzij anders overeengekomen. Opzegging dient schriftelijk (per e-mail of aangetekend schrijven) te geschieden. De opzegtermijn gaat in op de eerste dag van de maand volgend op de maand waarin de opzegging is ontvangen.
14.2. Projecten met vaste looptijd: Projecten met een vaste looptijd kunnen enkel beëindigd worden met wederzijdse schriftelijke toestemming van beide partijen of bij ernstige contractbreuk zoals bepaald in artikel 15. Tussentijdse opzegging door de Klant, zonder ernstige contractbreuk door NexAI, leidt niet tot restitutie van reeds betaalde bedragen en de Klant blijft gehouden tot betaling van het volledige overeengekomen bedrag voor het project.
14.3. Bij opzegging of beëindiging van de Overeenkomst wordt de toegang tot de Diensten onmiddellijk of na het verstrijken van de opzegtermijn stopgezet. Eventuele openstaande facturen blijven opeisbaar.
15. Beëindiging bij wanprestatie
15.1. NexAI heeft het recht om de Overeenkomst, zonder ingebrekestelling en zonder rechterlijke tussenkomst, met onmiddellijke ingang te beëindigen of (tijdelijk) op te schorten, indien:
15.2. In geval van beëindiging wegens wanprestatie door de Klant, blijven alle reeds aan NexAI verschuldigde bedragen onmiddellijk opeisbaar, zonder afbreuk te doen aan het recht van NexAI op schadevergoeding.
16. Herroepingsrecht & tevredenheidsgarantie
16.1. Aangezien de Diensten van NexAI digitale diensten betreffen die onmiddellijk worden geleverd of op maat worden gemaakt, geldt voor deze Diensten geen wettelijk herroepingsrecht (conform artikel VI.53, 1° en 13° van het Wetboek van Economisch Recht).
16.2. Indien NexAI voor specifieke producten of diensten een tevredenheidsgarantie aanbiedt (bijvoorbeeld een "30 dagen niet goed, geld terug" garantie), zal dit uitdrukkelijk vermeld worden in de Offerte of de Overeenkomst. De voorwaarden en uitsluitingen van dergelijke garanties zullen daarbij expliciet worden gespecificeerd.
16.3. Specifieke tevredenheidsgarantie voor chatbots (chatbot basis en chatbot pro)
Voor de chatbot pakketten "chatbot basis" en "chatbot pro" geldt een specifieke tevredenheidsgarantie van 2 weken na oplevering. Indien de Klant tijdens deze termijn aangeeft niet tevreden te zijn, heeft hij recht op volledige terugbetaling van zowel de eenmalige setupkost als de eerste maandelijkse betaling. De Klant dient de ontevredenheid schriftelijk te melden binnen deze termijn van 2 weken, met een duidelijke motivatie. Na ontvangst en goedkeuring van de melding zal NexAI de terugbetaling uitvoeren binnen 30 kalenderdagen.
17. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
17.1. Op deze algemene voorwaarden en alle Overeenkomsten tussen NexAI en de Klant is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing.
17.2. Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze algemene voorwaarden of Overeenkomsten tussen NexAI en de Klant vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel, afdeling Halle-Vilvoorde.
---
Contact
NexAI BV – Bredestraat 59, 1880 Kapelle-op-den-Bos, België
BTW (aanvraag lopende)
